Que son inventarios?
Inventarios se define a los registros documentales de los bienes corporales y demás cosas pertenecientes a una persona o comunidad, hecho de forma ordenada y con precisión.
Los inventarios comprenden, primero, los productos terminados, o sea, los que contienen el total de los costos de producción (materia prima, mano de obra y los costos indirectos de fabricación). El segundo se refiere a los productos en proceso, es decir, los inventarios que contienen parcialmente los costos de producción. En tercer lugar, el inventario de materias primas o materiales que se someten a un proceso de transformación para convertirlos en productos terminados.
¿Almacén?
Son aquellos lugares destinados para guardar los diferentes tipos de mercancías.
La formulación de una política de inventarios en un almacén se basa en la información respecto a tiempos de adelantes, disponibilidad de materiales, tendencias en los precios y materiales de compras. Esta función permite mantener el control físico de los materiales, permitiendo así tener todos los artículos inventariados. Se deben establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño, de usos innecesarios debido a procesos de rotación de inventarios defectuosos y de robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilitan la localización inmediata de los artículos.
Cómo funciona la recepción en el almacén?
La recepcion ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador comun es la misma, por ejemplo, si el material que reciben en la empresa cuya actividad es de construccion, el procedimiento es el mismo, sea recibido por otra fuente o por uno de los departamentos de la empresa.
Al recibir un envio se le sometera a verificacion para comprobar si esta en orden y en buenas condiciones, si el recipiente o la envoltura se encuentran dañados o si el numero de paquetes recibidos es el indicado.
La recepción adecuada de materiales y demas articulos son de gran importancia, ya que gran mayoria de las empresas basadas en la experiencia de centralizar la recepcion de materiales en un departamento unico, lo hacen en un 70% de los casos en el departamento de compras, por estar estrechamente ligada a la compra.
Y la compra de los materiales?
Las compras son el proceso de suministro y pedidos de materiales. Su principal objetivo es procurar que los materiales con la mejor calidad y el mejor nivel de servicio esperado sean adquiridos al menor precio. Aparte de asegurar que la empresa mantenga un suministro de materiales constante, la función de compras es asegurar que entre el suministro de materiales y los niveles de inventario se encuentren en balance para poder asegurar un nivel de rentabilidad en cuanto a materiales se refiere.
La partipacion del departamento de compras es fundamental en este proceso, ya que son grandes contribuyentes para la obtencion de utilidades de la empresa debido a que del precio de adquisicion bajo tambien depente que el margen de utilidad sea alto sin que repercuta en la fijacion del precio de venta.
El departamento de compras es el que debe encargarse de la recepcion adecuada y en la cantidad correcta, de tal manera que asegure la entrega del producto a tiempo. Pero en el proceso de compra ahí que establecer procedimientos y normas a seguir, pero estas van de acuerdo a como lo quiera establecre cada empresa, de tal forma que garantize el buen funcionamiento de este procedimiento. Generalmente empieza por la requisicion (procedimiento, generalmente verbal, en el que se le plantea al proveedor la necesidad que tiene la empresa), siguiendo por la cotizacion, el pedido o solicitud de compras, la expeditacion, los recibos de materiales, finalizando este procedimiento con las remesas de materiales.
Que relacion hay entonces con las compras y los inventarios?
Teniendo ya una definición de inventarios y compras, podemos continuar estableciendo una relación entre los dos. La administración de los inventarios es un asunto de interés para cualquier empresa, ya que sin este no se podría llevar a cabo ninguna operación. El que exista un inventario no implica que este le agregue valor al producto, el uso real de un inventario está en que le agrega utilidad de tiempo, de lugar y cantidad ya que un artículo que no se encuentre en determinado tiempo, en determinado lugar y en determinada cantidad tiene pocas posibilidades de uso, lo que puede traducirse en que se generan perdidas.
Los Inventarios significan según la aplicación que se le dé. Por ejemplo para una empresa de actividad industrial implica que su inventario está formado por materias primas, productos en proceso y artículos terminados, mientras que para una empresa de actividad comercial su inventario implica solo a la mercancía existente. Otra definición que se le podría dar a inventario: "el inventario se utiliza para denominar el agregado de aquellos bienes muebles tangibles, que se tienen para vender en el curso ordinario del negocio, están en proceso de producción para su venta, o han de consumirse corrientemente en la producción de bienes o servicios que quedarán disponibles para su venta".
Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas, y generalmente son la partida más grande del activo; la adquisición, distribución y retención de los inventarios, se entiende exclusivamente a la lista de mercancías compradas para volverse a vender, mercancías que forman parte del renglón del activo circulante.
Uno de los principales objetivos de la contabilidad para los inventarios es determinar debidamente la utilidad a través del proceso de enfrentar los costos apropiados para los ingresos.
En la administración de inventarios, los niveles de inversión en los inventarios absorben el porcentaje mayor del activo circulante.
El proceso de enfrentamiento radica en precisar cuánto del costo total de los artículos que forman el inventario inicial, más compras netas de un determinado período, debe restarse de las ventas efectuadas, en éste, a fin de determinar el inventario final que debe enfrentarse a las ventas del próximo período.
Visto ahora desde el departamento de compras, el responsable le preocupa la política que afecta a la materia prima en cuanto al importe de las mismas, calidad, número de unidades existentes, etc., que están relacionadas con el volumen de producción.
El control de inventarios significa un buen planeamiento de operaciones de producción a largo, mediano y corto plazo, al igual que una buena programación de la producción y los métodos de control. Un sistema de control amplio e integrado que incluya al planeamiento, la programación y el control de la producción, ha de tener una estrecha relación con otras actividades del proceso administrativo, como movimiento de caja, presupuesto financiero, y pronóstico de ventas.
Ningún sistema de control de inventarios eliminará los faltantes en las existencias. Las técnicas únicamente ayudan a aproximarse cuanto sea posible a una simulación de la realidad del mundo; lo que más contribuye a la administración eficaz del inventario es la función de compras.
Que debo considerar al momento de realizar inventarios?
Al momento de incluir los inventarios en su empresa debe considerar que en caso de nuevas implementaciones, de ser necesarias, deben ser razonables en términos de costos y gastos, y fáciles de implementar.
Lo primero que le sugerimos realizar es una revisión de los sistemas de registro y control con los que cuenta la empresa, para que se oriente de en donde está y hacia donde puede ir, basándose en la información que le arroje dicha revisión. Lo segundo que usted puede realizar es la profesionalización del equipo con que usted cuenta, y no con equipo hacemos referencia a maquinas, sino al talento humano con el que se cuenta, ya que se puede decir que de ahí nace el éxito que puede tener su empresa.
Ya teniendo claro o armado el equipo con el que va contar, lo demás vendrá de sus capacidades de analizar qué es lo mejor para la empresa u organización, por ejemplo, el analizar si una herramienta del que se dispone en la empresa es útil o no para la implementación de un sistema de inventarios, o si es necesario la adquisición de nuevas herramientas para dicha gestión.
Y los registro de los inventarios?
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las operaciones restantes, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
- Inventario (inicial)
- Compras
- Devoluciones en compra
- Gastos de compras
- Ventas
- Devoluciones en ventas
- Mercancías en tránsito
- Mercancías en consignación
- Inventario (final)
Tipos de inventarios!
Los inventarios varían entre los distintos tipos de industrias, pero esta parte del activo se ha clasificado en cuatro diferentes tipos según su uso:
- De materia prima
- De productos en proceso
- De productos terminados
- Y de materiales y suministros
De materia prima….
Comprende los artículos que son sometidos o entran en el proceso de producción, materia prima se considera a los materiales que intervienen en mayor grado en la producción.
De productos o producción en proceso…
Consiste en los artículos o elementos que se utilizan en el proceso de producción en curso, es decir son productos que se encuentran en un grado medio de elaboración.
De productos terminados…
Son los artículos cuyo proceso de producción a terminado, es decir son llevados desde el área de producción al área de almacenamiento, y que aun no han sido vendidos.
De materiales y suministros…
Este incluye las materias primas secundarias, los artículos destinados para el consumo durante la producción, como lubricantes, y los artículos y materiales de reparación de las maquinarias y aparatos operativos.
Inventario de seguridad
Este tipo de inventario es usado para evitar o impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega de los pedidos o por un aumento inesperado de la demanda.
Pedido óptimo
El pedido óptimo es el cálculo que se hace con el fi de minimizar los costos de renovación y de almacenamiento, permitiendo mantener un nivel adecuado de existencias para el funcionamiento de la empresa.
Los costos de renovación aumentan con la cantidad de pedidos y así mismo disminuyen con el nivel de existencias. La sumatoria de ambos costos es el costo total, por lo que el objetivo es buscar el equilibrio entre ambos costos de manera que el resultado de la suma sea mínimo.
El nivel óptimo de pedido es el que hace mínimo la función de costes totales:
Ct=k(q/Q)+g(S+Q/2)
derivando respecto de Q, igualando a cero y despejando Q:
Q=raíz cuadrada(2kq/g)
Siendo:
q=cantidad de producto, en unidades físicas, comprado en el año
Q= tamaño del pedido óptimo, en unidades físicas.
k=coste de cada pedido
g=coste de almacenamiento de una unidad física de producto (coste de almacenamiento + coste financiero)
S=stock de seguridad
Una representación grafica del pedido optimo seria:
Consejos!
Para implementar un sistema de inventarios debe asegurarse del estado en el que se encuentra su empresa, para que se asegure hasta donde puede llagar con ella.
Debe contar con excelente personal que esté capacitado en su labor para que no exponga a su empresa en riesgos en ningún momento.
Es importante que usted también tenga conocimiento, para que no se sienta en ningún momento inseguro sobre lo que su empresa va a experimentar.
Informe a sus demás empleados y si es necesario capacítelos, sobre las nuevas técnicas de manejo con respecto a los inventarios.
Con respecto a los sistemas de inventario, tenga plena confianza que esto le va a fortalecer, ya que va a generarle un control máximo sobre sus materiales y/o mercancía.
Tips
El benchmarking es parte de lo que hacen las grandes empresas, esto le ayuda a crecer, no es visto en ningún ángulo como malo al contrario, es bueno, observar que es lo que tiene la competencia e implementarlo en su empresa, pero eso sí, es importante que siempre haga análisis y consulte con expertos sobre, si no va a resultar perjudicial para su empresa, basándose en su estado económico, pero no todo puede resultar malo, por ejemplo, los inventarios.
Glosario
Stock es una voz inglesa[] que se usa en español con el sentido de existencias o reserva de alguna cosa disponible para un uso futuro. Todo lo referente a los bienes que la empresa tiene y que sirven como materia prima para la realización de sus productos.
Stock Standard: Es aquel que se mantiene habitualmente en la empresa para satisfacer los requerimientos de la demanda de productos por parte de los clientes, además debemos mencionar para llevar un mejor control de stocks se puede establecer un nivel mínimo y máximo de unidades por referencia o sku.
Stock de seguridad: Es aquel que se mantiene para satisfacer un requerimiento especial que no haya sido Considerado en la demanda prevista, el mantenimiento de un stock adicional por parte de la empresa tiene por objetivo reducir al máximo la posibilidad de quiebres de stocks y una venta reprimida.
Stock mínimo: Corresponde la cantidad mínima que se puede mantener en stock de una existencia o referencia determinada, mantener un stock en este punto pone en riesgo la comercialización del producto, debido a que si no existe la cantidad solicitada puede existir venta reprimida.
Stock máximo: Corresponde al máximo nivel de stock que puede tener almacenada una empresa de una existencia, esto desde un punto de vista técnico, administrativo y económico. El punto técnico se basa sobre la capacidad instalada de la planta para poder producir, el administrativo sobre una organización administrativa y el punto económico porque el costo de mantención de un excesivo inventario es altísimo y no aporta valor a la operación.
El benchmarking es un anglicismo que, en las ciencias de la administración de empresas, puede definirse como un proceso sistemático y continuo para evaluar comparativamente los productos, servicios y procesos de trabajo en organizaciones. Consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las mejores prácticas sobre el área de interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las mejores prácticas y su aplicación.
La importancia del benchmarking no se encuentra en la detallada mecánica de la comparación, sino en el impacto que pueden tener estas comparaciones sobre los comportamientos. Se puede considerar como un proceso útil de cara a lograr el impulso necesario para realizar mejoras y cambios.
Referencias
es.Monografías.org
www.vaticgroup.com
www.wikipedia.com
www.gerencie.com
Economía-excel.blogspot.com
www.gestiopolis.com
